Saper delegare

alcuni compiti e responsabilità ad altre persone è un’abilità fondamentale per qualsiasi imprenditore, manager e professionista di successo. Quando il carico di lavoro è eccessivo, poter affidare certe mansioni a un collaboratore di fiducia consente di concentrare le proprie energie sulle attività più importanti e strategiche per la crescita dell’azienda. Inoltre, un processo di delega efficace permette di sviluppare il capitale umano di un’impresa, favorendo il senso di responsabilità, l’autonomia e il miglioramento delle competenze dei collaboratori.

Sei un manager che non riesce a delegare?

Gli imprenditori e i manager che non riescono a delegare spesso tendono a lavorare troppo, sacrificando la propria vita privata. Oberati da un’agenda piena di impegni, stanchi e stressati, entrano in un circolo vizioso da cui è difficile uscire. Da un lato, lo stress e la mancanza di concentrazione che ne deriva provocano un calo nella produttività e ostacolano lo sviluppo dell’azienda. Spesso i collaboratori migliori se ne vanno, alla ricerca di un ambiente lavorativo più stimolante che contribuisca alla loro crescita professionale. Dall’altro, gli affetti e gli interessi personali vengono trascurati, con conseguenze negative sul benessere psicofisico della persona.

Per rompere questo circolo vizioso è importante imparare a delegare, un’abilità che può essere acquisita con un po’ di pratica e può portare enormi benefici a qualsiasi attività imprenditoriale. In alcuni casi può risultare utile il supporto di un Professional Coach, una figura in grado di aiutare manager e professionisti a raggiungere i loro obiettivi professionali e personali. Esperto nel tema del cambiamento, il Coach può supportare i clienti non solo nella scelta di collaboratori competenti e fidati, ma anche nella rimozione degli ostacoli psicologici che impediscono di delegare. 

Spesso, infatti, la delega ci fa paura, perché richiede fiducia nella persona a cui assegniamo un determinato compito (delegato) e una parziale perdita di controllo. Per non affrontare i veri motivi che ci impediscono di assegnare ad altri parte del nostro lavoro, ci autoconvinciamo che nessuno potrebbe svolgerlo meglio di noi e che il tempo necessario a formare qualcuno sia sprecato.

Niente di più sbagliato: un buon manager o libero professionista deve sapere che non delegare può avere un costo altissimo per la produttività e la crescita dell’impresa e dei collaboratori. Vediamo allora come organizzare il processo di delega in modo semplice ed efficace, limitando al minimo gli errori e le perdite di tempo. 

Cosa delegare

La prima domanda da porsi è: quale attività importante, ma che non rappresenta il modo migliore di utilizzare il mio tempo, potrei assegnare ai miei collaboratori? Chiediti anche se, delegando determinate mansioni, otterresti lo stesso risultato di quando le svolgi tu. Solitamente, il grado di difficoltà è un ottimo criterio per capire quali compiti possono essere attribuiti ad altri. 

Il mio consiglio è: concentrati sulle attività più strategiche e cruciali per il tuo business e delega il resto a collaboratori interni o esterni all’azienda. Potresti addirittura scoprire che qualcun altro sa svolgere certi compiti meglio di te!

A chi delegare

Quali capacità e competenze sono richieste per portare a termine l’attività scelta e chi le possiede, o potrebbe acquisirle velocemente, all’interno o all’esterno della tua organizzazione? Accertati che il delegato abbia l’esperienza e le abilità necessarie a eseguire il lavoro che vorresti assegnargli, o che abbia il potenziale per acquisirle senza troppe difficoltà. 

Come delegare

Ecco alcuni consigli utili a organizzare al meglio il processo di delega:

1. Procedi per piccoli passi

Parti dalle attività più semplici e aumenta gradualmente il livello di difficoltà dei compiti assegnati. In questo modo il delegato avrà il tempo di apprendere le nuove mansioni senza andare nel panico e ridurrai il rischio di errori e ritardi.

2. Definisci in modo chiaro i compiti

Descrivi dettagliatamente le attività che vuoi delegare e una scadenza entro la quale devono essere svolte, spiegando le conseguenze della mancata o scorretta esecuzione. Chiedi al collaboratore di riassumere a voce ciò che ha compreso per accertarti che il passaggio di consegne sia stato efficace. Se l’incarico riveste un’importanza particolare, può essere opportuno mettere per iscritto la descrizione delle mansioni e chiedere al delegato di sottoscriverle. 

Se ti affidi a una persona esperta, ascolta anche le sue idee e suggerimenti in merito all’attività; se invece ti rivolgi a qualcuno con poca esperienza, assicurati di dargli supporto in caso di necessità.

3. Monitora il lavoro

Delegare non significa abdicare ai propri doveri di manager: trova un metodo per verificare la corretta esecuzione dell’attività e condividilo con il delegato. Ricorda che ognuno deve essere lasciato libero di organizzarsi il lavoro come meglio crede, quindi il monitoraggio non dev’essere troppo invasivo e opprimente. Al tempo stesso, vanno previste delle azioni correttive nel caso in cui il delegato sia in ritardo o in difficoltà.

4. Correggi e gratifica

È il momento di dare un feedback sull’attività svolta: se hai individuato delle lacune, cerca sempre di fare delle critiche costruttive durante una riunione privata, per non mortificare il collaboratore davanti ad altre persone. Se invece ha portato a termine con successo il suo compito, anche se con margini di miglioramento, gratificalo di fronte al resto del team: i complimenti assumeranno più valore. 

Molte statistiche evidenziano infatti che il riconoscimento per il lavoro svolto è la maggiore fonte di motivazione a livello professionale, ancor più delle ricompense economiche.

Perché delegare a un Assistente Virtuale?

La mole di attività da delegare può subire delle forti oscillazioni, in base ai periodi di picco di lavoro. Uno dei vantaggi principali di affidarti a un’Assistente Virtuale è proprio la flessibilità: a seconda dei vari impegni, progetti e scadenze, durante l’anno potremo concordare l’incremento o la riduzione dei compiti delegabili. Inoltre, all’inizio della collaborazione partiremo con un periodo di prova che ci consentirà di capire quanto tempo è necessario per svolgere una determinata mansione. 

Scopri quali attività puoi delegare subito a un’Assistente Virtuale e inizia a migliorare la tua produttività!