Nell’articolo “Come delegare in azienda: una breve guida” ho spiegato perché ogni imprenditore, manager o professionista di successo deve saper affidare alcuni compiti ad altri collaboratori, quando il suo carico di lavoro è eccessivo. Assegnare delle mansioni a una o più persone di fiducia è fondamentale per mantenere un buon livello di concentrazione e produttività e non disperdere le energie in attività secondarie.
In quest’articolo ti spiego quali sono i vantaggi di delegare a un’Assistente Virtuale e quali compiti è possibile affidarle da subito per alleggerire la tua agenda quotidiana.
I 4 vantaggi di delegare a un’Assistente Virtuale
Un’Assistente Virtuale è una libera professionista qualificata e formata per supportare i propri clienti nello svolgimento delle loro attività lavorative, con l’obiettivo di ottenere un maggior successo professionale e un miglior equilibrio tra lavoro e vita privata.
Delegare a questa figura alcune mansioni, anziché affidarle a un dipendente della propria azienda, comporta diversi benefici. Vediamo nel dettaglio i principali.
1. Flessibilità
Rispetto al personale aziendale, l’AV offre ampia flessibilità oraria: ciò significa che puoi concordare in qualsiasi momento, a seconda dei picchi di lavoro o delle tue esigenze, un aumento o una riduzione delle sue mansioni.
2. Periodo di prova
Solitamente, è possibile fissare un periodo di prova in cui il cliente può testare il servizio e l’Assistente Virtuale può individuare le attività che richiedono maggiore supporto da parte sua.
Durante questa fase iniziale si definisce anche il tempo richiesto per lo svolgimento di ciascuna mansione e si imposta il flusso di delega, un’attività fondamentale per stabilire i traguardi da raggiungere e gettare le basi di un rapporto di collaborazione basato sulla fiducia reciproca.
Nel mio caso, scegliendo il Welcome Pack potrai provare i miei servizi per una durata di 30 giorni e poi decidere in totale libertà se proseguire o meno la collaborazione, acquistando uno dei pacchetti marketing o richiedendo un preventivo personalizzato.
3. Versatilità
Ogni Assistente Virtuale, a seconda della sua formazione e dell’esperienza professionale acquisita, offre servizi diversi. Questi possono limitarsi alle attività di segreteria e office management oppure estendersi anche al marketing e alla gestione di progetti. In qualità di Virtual Executive Assistant professionista, posso occuparmi di:
- Project management: gestione di progetti da remoto, dalla fase di avvio fino alla reportistica finale;
- Segreteria e back office commerciale multilingue: risposte alle email, organizzazione di riunioni e viaggi e assistenza alla clientela in inglese, francese e spagnolo;
- Assistenza amministrativa e contabile: stesura di preventivi, fatture, ordini e registrazione della contabilità;
- Attività di web marketing: creazione di campagne pubblicitarie o di testi per newsletter, aggiornamento di blog e ottimizzazione SEO di siti web, stesura di post destinati ai social network e monitoraggio delle varie piattaforme aziendali.
Collaborare con me significa poterti affidare a una professionista versatile con competenze trasversali, in grado di svolgere mansioni diverse in modo efficiente e preciso.
4. Convenienza
Lavorare con una Virtual Assistant è molto più economico rispetto ad assumere una risorsa a tempo pieno. Inoltre, grazie al forte orientamento al risultato insito nel suo ruolo, questa figura permette di spendere al meglio il budget a disposizione. Infine, scegliendo i diversi pacchetti di servizi a prezzo fisso, è possibile avere fin da subito un’idea chiara dei costi, senza brutte sorprese finali.
Attività delegabili a un assistente virtuale
Cosa delegare a un’Assistente Virtuale?
Le mansioni da assegnare a questa figura dipendono ovviamente dalle sue competenze specifiche e dal settore in cui opera l’azienda o il professionista. In genere, esistono 5 attività che possono essere delegate da subito:
1. Gestione del calendario e della posta elettronica: la lettura e le risposte ai messaggi email, insieme all’organizzazione dei vari appuntamenti giornalieri, sono attività time consuming che possono essere tranquillamente affidate a una Segretaria Virtuale.
2. Stesura di documenti: la redazione e la formattazione di preventivi, schemi di calcolo, riassunti, tabelle e presentazioni.
3. Ricerche online: la ricerca su Internet riguardante nuovi potenziali fornitori/clienti o l’attività dei competitor è un altro esempio di mansione delegabile a un’Assistente Virtuale.
4. Gestione archivio clienti/fornitori: il database dei propri clienti (attuali e potenziali) e dei fornitori è un patrimonio prezioso per ogni impresa. Spesso però non si ha il tempo di aggiornarlo con tutte le informazioni utili raccolte durante meeting, eventi o fiere: in questo caso è opportuno richiedere un aiuto esterno.
5. Revisione testi: la correzione e formattazione di email, lettere commerciali, articoli di blog, testi per newsletter o brochure aziendali.
Questi sono solo alcuni esempi di attività base svolte da un’Assistente Virtuale: come ti accennavo prima, la mia gamma di servizi è molto ampia e spazia dalla contabilità al marketing. Contattami per scoprire come posso aiutarti a sviluppare il tuo business e
alleggerire il tuo carico di lavoro!