Saper gestire il tempo e organizzare il lavoro è fondamentale per aumentare la tua produttività. Scopri le tecniche e le app per un’organizzazione impeccabile.
Gestire il tempo: le tecniche migliori
Saper gestire il tempo è fondamentale sia per avere successo sul lavoro che per raggiungere il work-life balance, ovvero l’equilibrio tra il tempo dedicato alla carriera e alla tua vita privata. La capacità di bilanciare gli impegni lavorativi e quelli personali è un aspetto fondamentale per ridurre lo stress e aumentare il tuo benessere psicofisico, e contribuisce anche al tuo successo professionale.
Talvolta, i 1440 minuti di cui è composta ogni giornata ci sembrano pochissimi, eppure non è così: il più delle volte, ci perdiamo in attività secondarie, dimenticandoci delle priorità. Ecco alcuni consigli per imparare a gestire il tempo e gli obiettivi in modo efficace.
Come gestire il tempo: la to-do list
Esistono moltissime tecniche per stilare la to-do list, io ti suggerisco di partire da una lista settimanale delle attivitàlavorative. Successivamente, aggiungi le lettere “U”, “I” e “S” per separare i compiti urgenti da quelli importanti o secondari. Crea una tabella a tre colonne e separa le attivitàin tre gruppi.
Una volta completato l’elenco, suddividi ogni compito in tutti i micro task necessari per completarlo. Ad esempio, se devi organizzare una riunione, pensa a tutti gli step indispensabili per portare a termine l’attività:
- Preparare l’ordine del giorno: temi da discutere, obiettivi, ecc.;
- Stilare la lista degli invitati;
- Prenotare la sala riunione;
- Mandare gli inviti;
- Preparare il materiale per l’incontro;
- Raccogliere l’elenco dei partecipanti confermati;
- Inviare il report al termine della riunione o eseguire altre azioni di follow-up.
Semplice no? Questa suddivisione in micro-task ha il duplice vantaggio di agire come utile promemoria di tutte le azioni necessarie per lo svolgimento di una mansione e di diminuire l’impatto emotivo di un’attività impegnativa e complessa.
In questo modo, sarà più facile dedicarti a ogni singolo compito decidendo in tutta serenità il momento più adatto per svolgerlo. Pianifica tutte le micro-attività assegnandole ai diversi giorni della settimana, iniziando da quelle urgenti e terminando con quelle secondarie.
Sei ancora convinto che preparare una to-do list sia solo una perdita di tempo? Ricorda che più la tua settimana lavorativa è piena, più è essenziale organizzare il tempo a disposizione con cura.
App per gestire il tempo
In Rete esistono moltissimi strumenti per tenere traccia del tempodedicato a ogni attività: Toggl, Focus Keeper Pro, Productivity Challenge Timer, atWork sono solo alcuni esempi. Questi tool per la gestione del tempo sono utilissimi per identificare a colpo d’occhio quali mansioni assorbono più energie e quali di queste potrebbero essere velocizzate o delegate ad un professionista esterno come l’Assistente Virtuale.
Il vantaggio di queste App rispetto alla classica annotazione in agenda delle ore spese per una determinata attività è la loro precisione al secondo: così non dovrai ricordarti quando hai iniziato un lavoro e quanto è durata la pausa caffè! Essere consapevoli di come vengono impiegate le ore in ufficio è il primo passo per organizzare il lavoro e imparare a gestire il proprio tempo.
Impara a delegare
La delega richiede un atto di profonda fiducia nei confronti della persona a cui affidi parte delle tue attività lavorative. È importante selezionare il professionista con cura, pianificando un periodo di prova iniziale per testare le sue capacità e trasferirgli tutte le informazioni necessarie allo svolgimento delle sue mansioni. Ma quali sono i compiti delegabili a un Assistente Virtuale?
- Attività di routine che seguono sempre gli stessi criteri. Esempio: fatturazione, invio ordini e preventivi, prenotazione viaggi.
- Mansioni semplici che non richiedono competenze tecniche: organizzazione di riunioni e incontri, trascrizione e battitura testi, ricerche online, gestione messaggi email.
- Lavori che non ti piace fare: recupero crediti, note spese, pagamento di utenze e tasse, ecc.
- Attività che richiedono competenze specifiche e ti mettono in difficoltà: gestione del tuo sito web, creazione di campagne pubblicitarie online, attività amministrative, ecc.
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