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Saper gestire il tempo e organizzare il lavoro è fondamentale per aumentare la tua produttività. Scopri le tecniche e le app per un’organizzazione impeccabile.

 

Gestire il tempo: le tecniche migliori

Saper gestire il tempo è fondamentale sia per avere successo sul lavoro che per raggiungere il work-life balance, ovvero l’equilibrio tra il tempo dedicato alla carriera e alla tua vita privata. La capacità di bilanciare gli impegni lavorativi e quelli personali è un aspetto fondamentale per ridurre lo stress e aumentare il tuo benessere psicofisico, e contribuisce anche al tuo successo professionale.

Talvolta, i 1440 minuti di cui è composta ogni giornata ci sembrano pochissimi, eppure non è così: il più delle volte, ci perdiamo in attività secondarie, dimenticandoci delle priorità. Ecco alcuni consigli per imparare a gestire il tempo e gli obiettivi in modo efficace.

Come gestire il tempo: la to-do list

Esistono moltissime tecniche per stilare la to-do list, io ti suggerisco di partire da una lista settimanale delle attivitàlavorative. Successivamente, aggiungi le lettere “U”, “I” e “S” per separare i compiti urgenti da quelli importanti o secondari. Crea una tabella a tre colonne e separa le attivitàin tre gruppi.

Una volta completato l’elenco, suddividi ogni compito in tutti i micro task necessari per completarlo. Ad esempio, se devi organizzare una riunione, pensa a tutti gli step indispensabili per portare a termine l’attività:

  1. Preparare l’ordine del giorno: temi da discutere, obiettivi, ecc.;
  2. Stilare la lista degli invitati;
  3. Prenotare la sala riunione;
  4. Mandare gli inviti;
  5. Preparare il materiale per l’incontro;
  6. Raccogliere l’elenco dei partecipanti confermati;
  7. Inviare il report al termine della riunione o eseguire altre azioni di follow-up.

 

Semplice no? Questa suddivisione in micro-task ha il duplice vantaggio di agire come utile promemoria di tutte le azioni necessarie per lo svolgimento di una mansione e di diminuire l’impatto emotivo di un’attività impegnativa e complessa.

In questo modo, sarà più facile dedicarti a ogni singolo compito decidendo in tutta serenità il momento più adatto per svolgerlo. Pianifica tutte le micro-attività assegnandole ai diversi giorni della settimana, iniziando da quelle urgenti e terminando con quelle secondarie.

Sei ancora convinto che preparare una to-do list sia solo una perdita di tempo? Ricorda che più la tua settimana lavorativa è piena, più è essenziale organizzare il tempo a disposizione con cura.

Gestire il tempo

Imparare a gestire il tuo tempo è fondamentale per il successo lavorativo e il benessere psicofisico di ciascuno di noi.

 

App per gestire il tempo

In Rete esistono moltissimi strumenti per tenere traccia del tempodedicato a ogni attività: Toggl, Focus Keeper Pro, Productivity Challenge Timer, atWork sono solo alcuni esempi. Questi tool per la gestione del tempo sono utilissimi per identificare a colpo d’occhio quali mansioni assorbono più energie e quali di queste potrebbero essere velocizzate o delegate ad un professionista esterno come l’Assistente Virtuale.

Il vantaggio di queste App rispetto alla classica annotazione in agenda delle ore spese per una determinata attività è la loro precisione al secondo: così non dovrai ricordarti quando hai iniziato un lavoro e quanto è durata la pausa caffè! Essere consapevoli di come vengono impiegate le ore in ufficio è il primo passo per organizzare il lavoro e imparare a gestire il proprio tempo.

Gestione-del-tempo

Impara a delegare

La delega richiede un atto di profonda fiducia nei confronti della persona a cui affidi parte delle tue attività lavorative. È importante selezionare il professionista con cura, pianificando un periodo di prova iniziale per testare le sue capacità e trasferirgli tutte le informazioni necessarie allo svolgimento delle sue mansioni. Ma quali sono i compiti delegabili a un Assistente Virtuale?

  • Attività di routine che seguono sempre gli stessi criteri. Esempio: fatturazione, invio ordini e preventivi, prenotazione viaggi.
  • Mansioni semplici che non richiedono competenze tecniche: organizzazione di riunioni e incontri, trascrizione e battitura testi, ricerche online, gestione messaggi email.
  • Lavori che non ti piace fare: recupero crediti, note spese, pagamento di utenze e tasse, ecc.
  • Attività che richiedono competenze specifiche e ti mettono in difficoltà: gestione del tuo sito web, creazione di campagne pubblicitarie online, attività amministrative, ecc.

 

Scopri la testimonianza di Officine Maccaferri, un’azienda internazionale che ha deciso di affidarsi a me per alleggerire il carico di lavoro del personale interno e velocizzare alcune procedure aziendali.

 

Contattami per aiutarti a gestire il tuo tempo!