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Project Manager


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Ruolo del responsabile di progetto nella fase di Avvio

 

Costruzione del Business Case

Il PM può essere coinvolto nello svolgere alcune valutazioni preliminari volte a:

  • dimostrare la necessità/opportunità aziendale di avviare il progetto e produrre i relativi deliverables;
  • descrivere le caratteristiche di massima di ciascun deliverable;
  • descrivere le modalità per crearli;
  • svolgere una analisi di massima sui costi associati a ciascun deliverable;
  • descrivere i possibili ritorni di investimento;
  • costruire il documento descrittivo del business case.

 

Autorizzazione ad avviare i lavori

A seguito di un esito positivo del business case, lo Sponsor del progetto deve autorizzare formalmente il Project Manager designato ad avviare i lavori predisponendo il Charter o documento di avvio che:

  • formalizza l’esistenza e l’avvio del progetto;
  • legittima il responsabile di progetto a gestire la commessa;
  • trasferisce tutte le informazioni necessarie per avviare le attività di pianificazione.

I progetti di grandi dimensioni e complessità possono essere strutturati per fasi o sottoprogetti e, pertanto, può essere necessario produrre questo documento per autorizzare ciascuna fase o sottoprogetto.


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Ruolo del project manager nella pianificazione

 

Descrizione dell’ambito di progetto

Il responsabile di progetto guida la costruzione:

  • della descrizione d’ambito;
  • del piano di gestione dell’ambito di progetto e di produzione dei deliverables;
  • della Work Breakdown Structure.

 

Definizione delle attività e della loro sequenza

In base ai contenuti della WBS e in collaborazione con le risorse più esperte, occorre definire:

  • le attività che contribuiscono a creare ciascun deliverable;
  • le sequenze logiche e i livelli di parallelismo tra un’attività e l’altra;
  • il reticolo di progetto;
  • eventualmente una revisione della WBS in base al lavoro di approfondimento svolto.

 

Stima della durata di ciascuna attività e delle risorse richieste

In base alle attività individuate e in collaborazione con le risorse più esperte, chi ricopre il ruolo di Project Manager deve definire:

  • la stima dell’effort necessario per completare ciascuna attività (misurato in ore/uomo);
  • l’individuazione delle competenze richieste per lo svolgimento di ciascuna attività;
  • una prima valutazione sul numero di risorse necessarie  e la durata di ciascuna attività;
  • l’eventuale aggiornamento dell’elenco delle attività e dei loro attributi in base al lavoro di approfondimento svolto.

 

Definizione della struttura organizzativa di progetto

Sulla base delle attività previste e delle competenze richieste, il responsabile di progetto provvede a definire:

  • l’organigramma di progetto con le varie linee di riporto e i ruoli di ciascuna risorsa;
  • la RAM di progetto;
  • l’impegno previsto per ciascuna risorsa sulle attività di progetto.

 

Sviluppo della schedulazione di progetto

In base alle stima della durata di ciascuna attività, il PM definisce:

  • il Gantt di progetto con le milestones e i punti di controllo;
  • il piano delle risorse con l’indicazione delle competenze richieste e del livello di disponibilità richiesto;
  • il piano di consegna dei deliverables.

 

Stima dei costi

Con riferimento al business case, alle attività individuate e in collaborazione con le risorse più esperte, il Project Manager deve precisare:

  • i costi necessari per completare ciascuna attività;
  • il budget ed il cash flow di progetto;
  • la baseline dei costi per la misurazione delle performances finanziariedel progetto

 

Predisposizione del Piano della qualità

In base alle specifiche di progetto ed alle prassi aziendali in materia di qualità, il responsabile di progetto definisce:

  • il piano di gestione della qualità contenente le azioni di quality assurance e quality control;
  • le checklist che verranno utilizzate per i controlli;
  • i ruoli coinvolti;
  • i templates per i documenti e i resoconti che verranno prodotti.

 

Identificazione dei rischi e pianificazione della risposta ai rischi

Il Project Manager in collaborazione con le risorse più esperte determina:

  • i rischi potenziali per il progetto;
  • la loro probabilità di accadimento e l’impatto;
  • la priorità di ciascun rischio in base a probabilità e impatto;
  • le azioni di risposta a ciascun rischio;
  • la valorizzazione in termini temporali ed economici di ciascuna strategia di risposta;
  • il registro dei rischi ed il piano di gestione dei rischi.

 

Gestione della comunicazione di progetto

In base ai ruoli coinvolti, alle attività individuate ed alle prassi aziendali in materia di comunicazione, il Project Manager  descrive:

  • gli stakeholders di progetto e le modalità di gestione dei rapporti organizzativi;
  • l’organizzazione per la raccolta dei dati di progetto;
  • l’organizzazione per la distribuzione dei dati di progetto;
  • gli strumenti utilizzati per gestire le informazioni di progetto;
  • i format ed i templates utilizzati;
  • i momenti di incontro, la loro durata e frequenza;
  • il Piano della Comunicazione di progetto e le modalità per aggiornarlo.

 

Gestione degli approvvigionamenti

Qualora il progetto necessiti di acquisire mezzi o risorse esterne ed il ruolo di Project Manager implichi la delega a gestirne l’acquisizione, quest’ultimo in collaborazione con la funzione degli acquisti dovrà definire:

  • il piano degli approvvigionamenti con l’indicazione di come verranno selezionati i fornitori;
  • lo statement of work (SOW) con la descrizione di ciò che andrà acquisito dall’esterno;
  • le rischieste di proposta o di quotazione inviate a ciascun fornitore da selezionare;
  • i criteri di valutazione delle offerte e di selezione dei fornitori;
  • i contratti di acquisizione o di collaborazione.

 

Predisposizione del Piano di progetto

Una volta completati i precedenti passaggi, il responsabile di progetto in collaborazione con il team definisce:

  • il Piano di progetto contenente in allegato tutti gli altri documenti prodotti nella fase di pianificazione;
  • le eventuali criticità rimaste ancora sospese su cui richiedere un approfondimento con lo Sponsor e il Comitato di Coordinamento di progetto.


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Ruolo del project manager nella fase di Esecuzione

 

Durante lo svolgimento dei lavori il responsabile di progetto coordinerà il team al fine di:

  • creare i deliverables previsti;
  • svolgere gli stati di avanzamento lavori;
  • valutare la performance complessiva e quella di ogni risorsa coinvolta;
  • gestire i rapporti con i fornitori esterni;
  • gestire la comunicazione con tutti gli stakeholders;
  • svolgere il programma di assicurazione della qualità;
  • assicurare l’adempienza ai requisiti contrattuali.


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Ruolo del project manager nel Monitoraggio e Controllo

 

Parallelamente all’esecuzione del progetto, il responsabile di progetto provvederà a svolgere le seguenti azioni di Monitoraggio e Controllo:

  • verificare la qualità dei deliverables, la compatibilità con l’ambito di progetto e l’accettazione da parte del cliente;
  • raccogliere informazioni sull’andamento del progetto;
  • gestire le issues e le richieste di variazione;
  • monitorare l’andamento dei rischi censiti nel registro dei rischi;
  • sviluppare azioni correttive a fronte di disallineamenti rispetto al Piano di progetto;
  • attivare, se necessario, la procedura di escalation;
  • raccogliere le lessons learned.


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Ruolo del project manager nel Monitoraggio e Controllo

 

Una volta verificato l’effettivo completamento delle attività, il responsabile di progetto deve:

  • verificare con il cliente la completa accettazione del lavoro svolto oppure la necessità di eventuali integrazioni, estensioni di progetto o nuovi progetti da avviare;
  • formalizzare con il cliente e lo Sponsor del progetto l’avvenuto completamento dei lavori;
  • valutare la performance complessiva del progetto insieme con lo Sponsor e gli organismi di audit preposti (es. PMO);
  • completare la documentazione di progetto;
  • produrre il Final Report con la descrizione delle lessons learned;
  • valutare le performances delle risorse coinvolte nel progetto;
  • chiudere gli eventuali contratti con i fornitori esterni;
  • archiviare la documentazione;
  • rilasciare le risorse;
  • chiudere la commessa.


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