Come migliorare il business e la pianificazione delle attività con un’assistente virtuale

Ottobre 25, 2018 By 0 Commenti

Il mondo del lavoro è cambiato: non esiste più il posto fisso. Grazie alla globalizzazione e alla comunicazione online le persone sono rintracciabili ovunque esse siano. Al giorno d’oggi si sta diffondendo tra diverse aziende la formula dello smart working che permette ai dipendenti di essere più produttivi perchè possono lavorare ovunque essi si trovano ma anche più flessibili.

Alcuni clienti mi hanno fatto notare che, viaggiando spesso per lavoro, non avevano il tempo di pianificare le loro attività e non sempre erano efficiente nel rispondere alle email che ricevevano…Restavano spesso indietro e il volume di email non lette aumentava sempre di più, rispetto a quelle evase. Erano sempre in affanno!

Serviva loro una segretaria, ma, essendo spesso all’estero, risultava difficile gestirla fin quando non hanno sentito parlare di una freelancer che faceva una nuova professione: l’Assistente Virtuale.

L’ Assistente virtuale è una figura ancora poco conosciuta in Italia, in quanto prevale la cultura della “segretaria che lavora a fianco della tua scrivania”! All’estero, invece, è una professione molto nota da diversi anni. In Spagna e negli Stati Uniti, dove è nata questa nuova figura professionale nel 1992 con Anastacia Brice, che lasciò il posto fisso e iniziò a lavorare da casa fornendo servizi di segreteria e organizzazione di viaggi, in maniera remota, è largamente diffusa.

La professione si è molto ampliata e migliorata: oggi si parla di Online Business Manager, il che spiega nettamente che non si tratta di una segretaria, ma di una vera e propria Manager.

In altre parole, l’Assistente Virtuale è una professionista online specializzata, che è in grado di fornire supporto a imprenditori e professionisti che lavorano online o offline.

E’ una professione prettamente femminile, ma esistono anche uomini che si dedicano a questa professione.

Inizialmente lo scetticismo è pervaso perchè pensavo che fosse l’ennesima trovata pubblicitaria… fino a quando un libero professionista si è messo in contatto con me! E da quel momento la sua vita è cambiata e la mia attività ha iniziato pian piano a crearsi!

Piccola doverosa premessa: io sono una libera professionista con P. IVA e lavoro da remoto, utilizzando la formula dello smart working. Metto a disposizione le mie competenze, acquisite in oltre 15 anni di lavoro, per aziende strutturate, PMI, Manager, Liberi Professionisti, Start-Up, Coach e per qualsiasi persona che necessita del mio supporto.

Garantisco qualità ai miei progetti, lavoro con la massima flessibilità e disponibilità oraria.

Partiamo dal termine “virtuale” che potrebbe trarre subito in inganno…In quanto non lo associamo subito ad una persona in carne ed ossa (come spesso si sente dire in giro!)  ma, come dicono in tanti, riconduce ad una segreteria automatizzata.

All’inizio ho accantonato l’idea perchè ero molto perplessa e mi interrogavo se il nostro mercato e le nostre aziende italiane fossero pronte per recepire questa nuova professione… ma, man mano che il tempo passava, cresceva la mia curiosità e la voglia di approfondire e raccogliere informazioni su questa nuova professione.

Riporto una citazione di Wikipedia: Il termine Assistente Virtuale o VA (dall’inglese Virtual Assistant) si riferisce a una persona che svolge le mansioni di una segretaria o assistente in forma” remota”, da casa o da un ufficio, ma che non è presente fisicamente nell’ufficio della persona a cui presta tali servizi.

Sono entrata in contatto con delle vere professioniste di questa attività e, pian piano, ho iniziato a sviluppare una mia idea di business e a studiare, a seguire corsi di formazione per ampliare le mie competenze e offrire servizi di qualità ai miei futuri clienti.

Mi sono documentata leggendo anche  tutto il libro di Mary Tomasso (la prima Assistente Virtuale in Italia) “Cambia Lavoro, Cambia Vita!: Da segretaria frustrata a imprenditrice felice” in cui ho trovato indicazioni pratiche per avviare un’attività online…ho aperto la partita IVA come libera professionista e sono diventata un’assistente virtuale professionista (www.mariannamasullo.it).

Ora sono molto soddisfatta perchè, nonostante, a volte, mi  debba rapportare con una cultura aziendale “tradizionale”, ho la fortuna di lavorare per alcuni clienti che affidano le loro mansioni in outsourcing per necessità di ridurre i costi e quindi non avere una segretaria inquadrata come dipendente fissa ma, al contempo, di poter usufruire di servizi di segreteria on demand, pagando solo per i servizi realmente forniti.

MISSION
Un’assistente virtuale risolve i problemi prima che si trasformino in emergenza

L’assistente virtuale mette a disposizione di PMI, Startup o aziende strutturate le sue conoscenze poliedriche e multitasking e le sue esperienze per facilitarle a delegare le attività meno produttive, concentrarsi sul business e liberarsi dei costi fissi.
L’obiettivo di un’assistente virtuale è quello di migliorare le performance e massimizzare l’efficienza delle aree aziendali. Può affiancare il personale nella quotidianità e senza limiti di tempo e, in questo modo, offrire accesso al proprio know-how professionale.

Quali servizi può offrire un’assistente virtuale alla tua azienda?

  • Gestione delle e-mail
  • Corrispondenza in italiano, inglese, spagnolo e tedesco
  • Gestione degli appuntamenti e dell’agenda
  • Redazione di documenti su piattaforma MS e iOS
  • Predisposizione di presentazioni
  • Organizzazione di riunioni e workshop
  • Organizzazione e prenotazione di viaggi
  • Gestione chiamate telefoniche
  • Assistenza clienti
  • Interviste telefoniche

AMMINISTRAZIONE E CONTABILITA’

  • Registrazione contabilità
  • Gestione scadenzario
  • Gestione preventivi
  • Gestione insoluti / reclami
  • Supporto nella gestione degli ordini

WEB MARKETING

  • Creazione e gestione profili social
  • Creazione e gestione blog
  • Creazione newsletter
  • Aggiornamento siti web
  • Ricerche su internet
  • Assistenza E-Commerce
  • Media Planning

Quali sono i vantaggi di contrattare un’Assistente Virtuale?

Il valore aggiunto di affidarsi ad una figura professionale di questo tipo, una Online Business Manager, è notevole!

 

L’ assistente virtuale, infatti, può portare un imprenditore a:

  • risparmiare denaro (perchè non è una dipendente della tua azienda e non hai necessità di pagare, TFR, ferie permessi, malettie…) e farti
  • risparmiare del tempo prezioso! Ricorda che il tempo è molto più prezioso del denaro: il tempo è vita. Come imprenditore devi avere tempo per occuparti del tuo business e non fare la segretaria della tua azienda!
  • Stai contrattando una Online Business Manager, non una segretaria. Significa che stai collaborando con una valida collaboratrice, una Project Manager in grado di organizzare il tuo business, anche da remoto.
  • Un’Assistente Virtuale è orientata ai risultati.

Allora, sei pronto a trasformare la gestione della tua attività delegando con tranquillità a un’assistente virtuale?

Se hai delle domande o dei dubbi, scrivimi pure nei commenti, sarò lieta di risponderti!